Системы электронного документооборота


Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. В англоязычном варианте можно часто встретить термин Enterprise Content Management или EСM. В данном случае речь идет об "управлении корпоративной информацией", то есть прямом аналоге СЭД.

 

В данном контексте информация (контент) предполагается слабо структурированной — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей и т. п.

Внедрение СЭД, как правило, направлено на решение следующих задач:

  • Единая база всех управленческих документов Компании
  • Единый порядок документооборота в Компании
  • Стандартизованный проектный документооборот
  • Система контроля поручений и исполнительской дисциплины
  • Отправление/доставка документов/поручений в режиме реального времени
  • Сокращение сроков согласования документов
  • Мониторинг состояния документооборота, возможность видеть «дерево» всех  поручений
  • «Мобильная» работа руководителей с документами 

По определению Gartner ECM — это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. Gartner определяет современные ECM-системы как реализующие следующие ключевые компоненты:

  • Управление документами — экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов.
  • Управление образами документов (Document Imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами.
  • Управление записями (или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «управление документами») — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам.
  • Управление потоками работ (Workflow) — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.
  • Управление веб-контентом (WCM) — автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей.
  • Управление мультимедиаконтентом (DAM) — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами.
  • Управление знаниями (Knowledge Management) — поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации.
  • Документо-ориентированное взаимодействие (Collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

 

Большинство из перечисленных выше функций используются в процессах документооборота на предприятии.

Само понятие документооборота можно определить как — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Таким образом, электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основной единицей работы в системе документооборота является электронный документ. Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Каждый документ в системе электронного документооборота имеет набор однозначно характеризующих его реквизитов (часто этот набор называют карточкой документа). Карточка может включать тип документа (например, бюджет, приказ, договор и т.д.), имя автора, даты формирования и изменения документа, отдел, в котором должен храниться документ, и многое другое. Хранение и поиск документов осуществляется также в соответствии с реквизитами, указанными в карточке.

Таким образом, система электронного документооборота должна обеспечивать следующие базовые возможности:

  • автоматизированное формирование документов на основе шаблонов,
  • управление маршрутами согласования документов,
  • версионирование и отслеживание жизненного цикла документов,
  • ведение электронных архивов документов,
  • ведение справочников оргструктуры и контрагентов,
  • управление правами пользователей,
  • потоковый ввод и распознавание документов.

Централизованное управление документами

Вне зависимости от размера предприятия, системы документооборота позволяют оперативно изменять формы документов, которые обращаются на этом предприятии. Например, чтобы изменить форму заявки на расходы по всем центрам ответственности нужно просто внести соответствующее изменение в шаблон заявки, хранящийся в системе. Тогда сотрудники, заполняющие такие заявки, не смогут подать документ устаревшей формы, поскольку заполнение и передача заявки также осуществляется в системе.

Поддержка жизненного цикла документов

Каждый документ, создающийся и обрабатывающийся на предприятии, должен пройти несколько установленных стадий. Например, корпоративный бюджет должен быть составлен, утвержден и исполнен в определенные сроки. После этого плановые и фактические показатели этого бюджета анализируются и направляются в архив. Системы электронного документооборота позволяют жестко контролировать жизненный цикл документов с учетом требований корпоративной среды, а также отраслевых стандартов и законодательства.

Коллективная работа над документами

С помощью системы электронного документооборота можно организовать коллективную работу над документом. Причем в ней могут принимать участие специалисты, находящиеся в разных офисах и даже в разных городах.

Системы документооборота позволяют хранить множество версий одного документа. Кроме прямого изменения документов, системы электронного документооборота позволяют аннотировать документы, то есть вставлять примечания и комментарии к ним без изменения самого документа.

Обеспечение конфиденциальности

Важной особенностью систем электронного документооборота является возможность подписывать документы с помощью электронной подписи и зашифровывать их. Это позволяет не только подтверждать подлинность документа и однозначно определять его автора, но и обеспечить безопасность хранения корпоративной информации.

Маршрутизация документов

Если при отсутствии системы электронного документооборота сотрудник, участвующий в формировании того или иного документа, обязан четко знать, кому этот документ должен быть передан (его маршрут), то при использовании такой системы документ автоматически передается нужному лицу. Маршрутизация документов бывает жесткой и свободной. При свободной маршрутизации сотрудник может направить документ любому адресату. При жесткой маршрутизации пути документов регламентированы, но в особых случаях действие заранее определенных в системе правил движения документа может приостанавливаться (например, при необходимости отправки проекта документа на рецензию стороннему эксперту).

Интеграция с другими системами

Чтобы обеспечить целостность информации, обращающейся внутри компании, системы электронного документооборота, как правило, должны и могут быть интегрированы с другими системами управления предприятием –  бухгалтерскими, производственными, финансовыми, аналитическими и т.д. Благодаря возможности интеграции системы документооборота часто используют в виде связующего звена между разными программами.

Документы из всех систем, которые логически связаны с данным документом, называются контекстом. Контекст может включать содержимое электронной и бумажной переписки, аудио- и видеозаписи, факсы, протоколы заседаний, платежные документы и т.д. Контекст может присоединяться к документу вручную или автоматически.

Компания InSys предлагает своим клиентам услуги по реализации и развитию СЭД на базе платформ EMC Documentum и Microsoft SharePoint.

EMC Documentum – полнофункциональная платформа от корпорации EMC (признанный лидер на рынке систем Enterprise Content Management), предназначенная для нужд крупного и среднего бизнеса. Отличительными особенностями EMC Documentum являются развитая объектная модель хранения контента, которая позволяет хранить и управлять практически любым типом контента.

Платформа EMC Documnetum реализована в классической трехуровневой архитектуре (сервер баз данных, сервер приложений, клиент), позволяющей оптимальным образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а также обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и передачи данных.

В основе системы находится реляционная база данных, обеспечивающая механизмы транзакционной обработки структурированных запросов, базовые возможности по хранению и индексированию данных. В качестве севера баз данных могут выступать любые промышленные системы, в том числе Oracle Database или Microsoft SQL Server.

Бизнес-логика системы находится на сервере приложений Documentum Content Server, который обеспечивает реализацию функциональной модели обработки документов, отвечает за распределение нагрузки на вычислительные ресурсы, а также за безопасность обращений клиентов к хранилищу данных.

Работа пользователей с системой осуществляется через полнофункциональный веб-клиент либо через интерфейс Microsoft Windows с использованием дополнения к  Windows Explorer. Существует возможность интеграции интерфейса и сертифицированных средств криптозащиты (КриптоПро) для использования возможностей ЭЦП и шифрования.

Обладая хорошими показателями производительности, масштабируемости и надежности, платформа EMC Documentum подходит для построения территориально распределенных решений с большим количеством одновременно работающих в системе пользователей (от 100 до нескольких десятков тысяч) и интенсивным документооборотом (десятки тысяч – миллионы документов в год).

В линейке продуктов EMC представлены также решения, которые расширяют и дополняют возможности платформы, позволяя решать любые задачи в рамках автоматизации документооборота на крупном предприятии:

EMC Captiva – потоковое сканирование и ввод и распознавание документов с бумажных и иных типов носителей;

EMC Centera – организация надежного хранения документов и ведения электронных архивов;

EMC Celerra – репликация и надежный файловый обмен

EMC Documentum Task Space – многофункциональный пользовательский интерфейс на базе технологий Web 2.0, как замена традиционным «толстым» клиентам СЭД

EMC Documentum Process Suite – управление бизнес-процессами, расширение возможностей

В противоположность EMC Documentum, платформа Microsoft SharePoint предлагает возможности для эффективной организации электронного документооборота на предприятиях среднего и малого бизнеса. Обладая основными возможностями СЭД данная платформа имеет существенно меньшую стоимость владения. 

СЭД на базе Microsoft SharePoint обладает более простой, но при этом более производительной структурой хранения контента. Кроме того, Microsoft SharePoint является полноценной портальной платформой, которая позволяет использовать все распространенные портальные сервисы, такие как поиск и веб-доступ к информации, интеграции со сторонними приложениями, разграничение и управление правами пользователей и т.д.

Компания InSys предлагает услуги по консалтингу, разработке и внедрению систем электронного документооборота:

  • Разработку стратегии построения СЭД в контексте общей бизнес-стратегии и ИТ-стратегии предприятия.
  • Проведение предпроектного обследования с целью анализа процессов документооборота и ИТ-инфраструктуры предприятия, определение требований к СЭД, разработка Технического задания на создание СЭД.
  • Выбор оптимальной для заказчика программной платформы для построения СЭД
  • Планирование архитектуры СЭД и ее согласование с корпоративной ИТ-архитектурой.
  • Создание и внедрение типовых и специализированных функциональных конфигураций СЭД в соответствии с требованиями заказчиков.
  • Анализ и оптимизацию производительности программно-аппаратных платформ СЭД.
  • Проведение тиражирования решения в филиалы и подразделения компании
  • Обучение пользователей и администраторов СЭД
  • Миграция данных из унаследованных и/или смежных систем
  • Осуществление квалифицированной технической поддержки и сопровождения внедренных СЭД