Системы электронного документооборота

Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
В англоязычном варианте можно часто встретить термин Enterprise Content Management или EСM. ECM – системы  - это системы управления структурированным и неструктурированным контентом.  Для ECM – системы  информация (контент) предполагается слабо структурированной — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей и т. п.
СЭД формируют как на базе собственных и заказных разработок, так и на базе ECM – систем.



Основные решаемые задачи при внедрении СЭД:

  • Обеспечение достоверности данных;
  • Формирование единой базы всех управленческих документов;
  • Формирование стандартизированного проектного документооборота;
  • Повышение управляемости процесса подготовки, согласования и исполнения документов;
  • Сокращение сроков подготовки, согласования и поиска документов;
  • Оперативный контроль исполнительской дисциплины;
  • Обеспечение оперативного доступа к документам.

Каждый документ в системе электронного документооборота имеет набор однозначно характеризующих его реквизитов (часто этот набор называют карточкой документа). Карточка может включать тип документа (например, бюджет, приказ, договор и т.д.), имя автора, даты формирования и изменения документа, отдел, в котором должен храниться документ, и многое другое. Хранение и поиск документов осуществляется также в соответствии с реквизитами, указанными в карточке.


Основные возможности СЭД:

  • Автоматизированное формирование документов на основе шаблонов;
  • Учет и обработка документов (входящие, исходящие, внутренние, договорная документация и др.)
  • Управление маршрутами согласования документов;
  • Организация коллективной работы над документами;
  • Назначение и контроль исполнения поручений по документам;
  • Формирование отчетов по работе с документами;
  • Версионирование и отслеживание жизненного цикла документов;
  • Ведение электронных архивов документов;
  • Ведение справочников орг. структуры и контрагентов;
  • Управление правами пользователей;
  • Потоковый ввод и распознавание документов.

Формирование документов на основе шаблонов
Вне зависимости от размера предприятия, системы документооборота позволяют оперативно изменять формы документов, которые обращаются на этом предприятии. Например, чтобы изменить форму заявки на расходы по всем центрам ответственности нужно просто внести соответствующее изменение в шаблон заявки, хранящийся в системе. Тогда сотрудники, заполняющие такие заявки, не смогут подать документ устаревшей формы, поскольку заполнение и передача заявки также осуществляется в системе.
Учет и обработка документов  
Система электронного документооборота позволяет автоматизировать учет и обработку различных видов документов (входящие, исходящие, внутренние, договорная документация и др.)
Обеспечение конфиденциальности (ЭЦП)
Важной особенностью систем электронного документооборота является возможность подписывать документы с помощью электронной подписи и зашифровывать их. Это позволяет не только подтверждать подлинность документа и однозначно определять его автора, но и обеспечить безопасность хранения корпоративной информации.

Управление маршрутами согласования документов
Если при отсутствии системы электронного документооборота сотрудник, участвующий в формировании того или иного документа, обязан четко знать, кому этот документ должен быть передан (его маршрут), то при использовании такой системы документ автоматически передается нужному лицу. Маршрутизация документов бывает жесткой и свободной. При свободной маршрутизации сотрудник может направить документ любому адресату. При жесткой маршрутизации пути документов регламентированы, но в особых случаях действие заранее определенных в системе правил движения документа может приостанавливаться (например, при необходимости отправки проекта документа на рецензию стороннему эксперту).
Организация коллективной работы над документами
С помощью системы электронного документооборота можно организовать коллективную работу над документом, в которой могут принимать участие специалисты, находящиеся в разных офисах и даже в разных городах.
Формирование отчетов по работе с документами
Формируемые отчеты позволяют проконтролировать процесс согласования документов и исполнение поручений, выявить причины несвоевременного выполнения поручений и в дальнейшем оптимизировать работу по работе с документами.
Версионирование и отслеживание жизненного цикла документов
Системы документооборота позволяют хранить множество версий одного документа. Кроме прямого изменения документов, системы электронного документооборота позволяют аннотировать документы, то есть вставлять примечания и комментарии к ним без изменения самого документа.
Ведение электронных архивов документов
Организация электронных архивов документов возможна несколькими способами:

  • Организация структурированного файлового хранилища с ограниченным доступом к документам;
  • Организация Архива в виде специализированного выделенного модуля для работы Архивариуса (при этом автоматизируются внутренние подпроцессы по передаче документов в Архив, изъятию документов из Архива, учета документов в Архиве и др.).

Потоковый ввод и распознавание документов
Потоковое сканирование, распознавание и ввод документов в СЭД позволяют автоматизировать учет документов.
Интеграция с другими системами
Чтобы обеспечить целостность информации, обращающейся внутри компании, системы электронного документооборота, как правило, должны и могут быть интегрированы с другими системами управления предприятием – бухгалтерскими, производственными, финансовыми, аналитическими и т.д. Благодаря возможности интеграции системы документооборота часто используют в виде связующего звена между разными программами.
Документы из всех систем, которые логически связаны с данным документом, называются контекстом. Контекст может включать содержимое электронной и бумажной переписки, аудио- и видеозаписи, факсы, протоколы заседаний, платежные документы и т.д. Контекст может присоединяться к документу вручную или автоматически.
Компания InSys предлагает услуги по консалтингу, разработке и внедрению систем электронного документооборота:

  • Разработку стратегии построения СЭД в контексте общей бизнес-стратегии и ИТ-стратегии предприятия.
  • Проведение предпроектного обследования с целью анализа процессов документооборота и ИТ-инфраструктуры предприятия, определение требований к СЭД, разработка Технического задания на создание СЭД.
  • Выбор оптимальной для заказчика программной платформы для построения СЭД
  • Планирование архитектуры СЭД и ее согласование с корпоративной ИТ-архитектурой.
  • Создание и внедрение типовых и специализированных функциональных конфигураций СЭД в соответствии с требованиями заказчиков.
  • Анализ и оптимизацию производительности программно-аппаратных платформ СЭД.
  • Проведение тиражирования решения в филиалы и подразделения компании
  • Обучение пользователей и администраторов СЭД
  • Миграция данных из унаследованных и/или смежных систем
  • Осуществление квалифицированной технической поддержки и сопровождения внедренных СЭД

Наши специалисты обладают многолетним успешным опытом реализации СЭД на базе продуктов и технологий:

  • EMC Documentum
  • Microsoft SharePoint

EMC Documentum
EMC Documentum – полнофункциональная платформа от корпорации EMC (признанный лидер на рынке систем Enterprise Content Management), предназначенная для нужд крупного и среднего бизнеса. Отличительными особенностями EMC Documentum являются развитая объектная модель хранения контента, которая позволяет хранить и управлять практически любым типом контента.
Платформа EMCDocumentum реализована в классической трехуровневой архитектуре (сервер баз данных, сервер приложений, клиент), позволяющей оптимальным образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а также обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и передачи данных.
В основе системы находится реляционная база данных, обеспечивающая механизмы транзакционной обработки структурированных запросов, базовые возможности по хранению и индексированию данных. В качестве севера баз данных могут выступать любые промышленные системы, в том числе Oracle Database или Microsoft SQL Server.
Бизнес-логика системы находится на сервере приложений Documentum Content Server, который обеспечивает реализацию функциональной модели обработки документов, отвечает за распределение нагрузки на вычислительные ресурсы, а также за безопасность обращений клиентов к хранилищу данных.
Работа пользователей с системой осуществляется через полнофункциональный веб-клиент либо через интерфейс Microsoft Windows с использованием дополнения к Windows Explorer. Существует возможность интеграции интерфейса и сертифицированных средств криптозащиты (КриптоПро) для использования возможностей ЭЦП и шифрования.
Обладая хорошими показателями производительности, масштабируемости и надежности, платформа EMC Documentum подходит для построения территориально распределенных решений с большим количеством одновременно работающих в системе пользователей (от 100 до нескольких десятков тысяч) и интенсивным документооборотом (десятки тысяч – миллионы документов в год).
В линейке продуктов EMC представлены также решения, которые расширяют и дополняют возможности платформы, позволяя решать любые задачи в рамках автоматизации документооборота на крупном предприятии:

  • EMCCaptiva – потоковое сканирование и ввод и распознавание документов с бумажных и иных типов носителей;
  • EMCCentera – организация надежного хранения документов и ведения электронных архивов;
  • EMCCelerra – репликация и надежный файловый обмен
  • EMCDocumentumTaskSpace – многофункциональный пользовательский интерфейс на базе технологий Web 2.0, как замена традиционным «толстым» клиентам СЭД
  • EMCDocumentumProcessSuite – управление бизнес-процессами, расширение возможностей

Microsoft SharePoint
Платформа MicrosoftSharePoint предлагает возможности для эффективной организации электронного документооборота на предприятиях среднего и малого бизнеса. Обладая основными возможностями СЭД данная платформа имеет существенно меньшую стоимость владения.
СЭД на базе Microsoft SharePoint обладает более простой, но при этом более производительной структурой хранения контента. Кроме того, Microsoft SharePoint является полноценной портальной платформой, которая позволяет использовать все распространенные портальные сервисы, такие как поиск и веб-доступ к информации, интеграции со сторонними приложениями, разграничение и управление правами пользователей и т.д.
По всем вопросам организации системы электронного документооборота обращайтесь к нашим консультантам.